Cara Menulis Surat Dinas
Manusia hidup perlu berkomunikasi. Komunikasi ada dua, yaitu komunikasi lisan dan tertulis. Komunikasi lisan dilakukan secara berdialog antara komunikan dan komunikator. Komunikasi tulis dilakukan melalui tulisan, misalnya surat, telegram, dan memo.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting karena antara komunikator dan komunikan dapat menyampaikan pesan dengan leluasa. Surat banyak digunakan orang. Untuk menulis surat yang baik, sebaiknya memiliki kemampuan kemampuan berikut.
1. Menguasai bahasa yang dipakai dalam surat.
2. Menguasai bentuk atau gaya surat.
3. Mempunyai ide atau tema yang jelas untuk disampaikan.
4. Menulis urutan masalah dengan runtut dan baik.
5. Membiasakan diri tidak menyontek isi surat yang telah ada.
6. Rapi, bersih, dan cermat dalam menulis.
7. Membaca dan meneliti kembali surat yang telah ditulis (menyunting).
Ada dua macam surat, yaitu surat pribadi dan surat dinas atau surat resmi. Surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas/instansi. Surat dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada perorangan atau pribadi.
Macam-macam surat resmi antara lain berikut.
a. Surat tugas
Surat tugas dikirim kepada perorangan atau kelompok orang untuk melaksanakanmtugas-tugas tertentu yang ditulis oleh instansi, organisasi, atau perusahaan.
b. Surat edaran
Surat edaran berisi anjuran, pemberitahuan, petunjuk, pengumuman, atau larangan yang bermanfaat sebagai dasar perbuatan kebijakan. Surat edaran biasanya diterbitkan oleh instansi atau perusahaan yang kedudukannya lebih tinggi.
c. Surat pengumuman
Surat pengumuman berisi pengumuman atau pemberitahuan tentang sesuatu kepada khalayak ramai.
d. Surat permohonan
Surat permohonan berisi tentang permohonan atau permintaan bantuan. Misalnya bantuan uang, penceramah, atau pindah. Surat permohonan biasanya ditujukan kepada instansi yang jabatannya lebih tinggi.
e. Surat perijinan
Surat perijinan berisi permohonan ijin untuk menggunakan fasilitas tertentu seperti
gedung, lapangan, dan sebagainya.
f. Surat undangan
Surat undangan merupakan surat yang berisi ajakan atau permohonan untuk menghadiri suatu acara, misalnya pesta ulang tahun, pesta perkawinan, rapat, musyawarah, melakukan suatu kegiatan, dan lain-lain. Surat undangan dibedakan menjadi dua, yaitu surat undangan resmi dan surat undangan tidak resmi.
Perhatikan contoh surat resmi berikut ini. Surat undangan resmi tersebut memiliki bagian-bagian sebagai berikut.
 |
| Add caption |
1. Kepala surat
Bagian kepala surat berisi tentang keterangan nama, alamat, dan nomor telepo
suatu kantor, lembaga pemerintah, atau perusahaan.
2. Tanggal surat
Bagian ini menjelaskan tanggal penulisan surat yang ditulis di bagian kanan ata
3. Perihal surat
Perihal surat berisi tentang:
a. Nomor surat.
b. Lampiran surat.
c. Hal surat.
4. Alamat surat
Bagian ini berisi nama dan alamat penerima surat undangan.
5. Salam pembuka
Bagian ini ditulis di sebelah kiri dan diakhiri dengan tanda baca koma.
6. Isi surat
Isi surat terdiri atas:
a. Pendahuluan berisi pemberitahuan.
b. Isi surat berisi waktu, tempat, serta acara.
c. Penutup berisi harapan dan ucapan terima kasih.
7. Salam penutup
Bagian ini ditulis di bagian kanan bawah dan diakhiri tanda baca koma.
8. Pengirim surat
Pada bagian ini terdiri atas:
a. Jabatan.
b. Tanda tangan.
c. Nama terang.
9. Tembusan
Bagian ini ditulis bagian kiri bawah. Pedoman penulisan surat undangan resmi.
1. Nama dan alamat pengirim surat undangan jelas.
2. Nama dan alamat penerima surat undangan jelas.
3. Hari, tanggal, waktu, dan tempat berlangsungnya undangan jelas.
4. Bahasa surat undangan menggunakan bahasa baku.
5. Bentuk surat undangan resmi baku.
Surat undangan tidak resmi merupakan surat undangan yang ditulis oleh perorangan dalam suatu acara.
Contoh:Dinda akan merayakan hari ulang tahunnya yang ke-12. Ia akan mengundang teman-temannya. Dinda menulis undangan untuk teman-temannya. Perhatikan surat undangan yang akan ditulis oleh Dinda. Namun, sebelumnya Dinda harus mengetahui kriteria surat undangan yang baik, yaitu sebagai berikut.
1. Nama dan alamat pengirim surat undangan jelas.
2. Nama dan alamat penerima surat undangan jelas.
3. Hari, tanggal, waktu, dan tempat berlangsungnya undangan jelas.
4. Bahasa surat undangan sopan, menarik, enak dibaca, dan komunikatif.
Surat undangan tidak resmi tersebut terdiri atas beberapa bagian sebagai berikut.
1. Tempat, tanggal penulisan surat: Bagian ini ditulis pada bagian sudut kanan atas.
2. Alamat surat: Bagian ini berisi nama dan alamat penerima yang ditulis secara jelas.
3. Salam pembuka; Salam pembuka ditulis di sebelah kiri dan diakhiri tanda baca koma.
4. Isi surat; Bagian isi surat terdiri atas:
- Pendahuluan; Berisi tentang pendahuluan.
- Isi: Bagian ini memuat isi surat tentang waktu, tempat, serta acara.
- Penutup; Bagian ini berisi tentang harapan dan ucapan terima kasih.
5. Salam penutup: Bagian ini ditulis di bagian kanan bawah dan diakhiri tanda baca koma.
6. Tanda tangan: Bagian ini berisi tanda tangan penulis surat sebagai orang yang bertanggung jawab.
7. Nama pengirim surat: Nama pengirim surat ditulis di bagian bawah tanda tangan.